Es ist ja zu erwarten, dass die coronabedingten Versammlungseinschränkungen bald ein Ende haben werden und in unseren Vereinen wieder die früher üblichen Treffen zur Bildung von Mehrheitsmeinungen stattfinden können. Sobald dies möglich ist, werden wohl die coronabedingt ausgefallenen Hauptversammlungen nachzuholen sein. Auch deshalb scheint es uns hilfreich, sich etwas näher mit dem Thema Einberufungsfristen zu befassen.
Grundsätzlich ist es ja so, dass zu der jeweiligen Hauptversammlung unbedingt
- nach den in der jeweiligen Satzung beschriebenen Regeln,
- also unter Angabe der jeweiligen Tagesordnung,
- die vorgesehenen Beschlüsse aussagekräftig zu beschreiben sind,
- bei Satzungsänderungen möglichst bisheriger und künftiger Text aufzuführen ist, mindestens aber zu erwähnen ist, wo dieser eingesehen oder abgerufen werden kann,
- in der in der Satzung beschriebenen eindeutigen Form der Einladung (z.B. bestimmte Tageszeitung, Brief, oder Mail etc.)
- und rechtzeitig, also unter Einhaltung der in der jeweiligen Satzung beschriebenen Ladungsfrist
einzuladen ist. Formfehler können hier zur Folge haben, dass insbesondere bei rechtzeitigem Einspruch gegen die Entscheidungen alle in der Hauptversammlung getroffenen Beschlüsse unwirksam sind und dann die Versammlung zu wiederholen ist. Dies hätte dann zusätzliche Kosten und auch den Imageverlust der Akteure zur Folge.
Was die Rechtzeitigkeit betrifft, empfehlen wir unseren Vereinen, bei Versand der Einladung möglichst ein paar Tage mehr als den in der jeweiligen Satzung beschriebenen Zeitraum einzuplanen. Zu berücksichtigen ist ja bei Einladung per Brief auch noch die übliche Postlaufzeit. Und deshalb scheint es sinnvoll, mit der Einladung nicht auf den letzten Tag zu warten, sondern einen kleinen Zeitpuffer vorzusehen.
Bei der Einberufung zu einer Mitgliederversammlung handelt es sich nach dem Juristendeutsch um eine sogenannte Ereignisfrist gem. § 187 Abs. 1 BGB. Um die Einhaltung der jeweiligen Frist zu bestimmen, ist vom Tag der Mitgliederversammlung rückwärts zu rechnen und gem. § 187 Abs. 1 BGB den Tag der Versammlung selbst nicht mitzuzählen.
Ein Beispiel:
Gehen wir davon aus, dass die Mitgliederversammlung am Freitag, 4 September 2020 stattfinden soll und die Satzung des Vereins eine Einladungsfrist von zwei Wochen vorsieht. Nach § 188 Abs. 2 BGB müsste die schriftliche Einladung spätestens am Donnerstag, den 20. August 2020 zugehen. Denn gem. § 187 Abs. 1 BGB ist die Frist vom Tag des Ereignisses selbst rückwärts zu berechnen und dieser Tag selbst nicht mitzuzählen.
Der für die Bestimmung des Fristendes maßgeblicher Tag ist also der 3. September 2020, Fristende (rückwärts berechnet) ist gem. § 188 Abs. 2 BGB der 20. August 2020. Dies gilt auch dann, wenn die Mitgliederversammlung an einem Sonntag stattfindet. Die Frist endet auch in diesem Fall, unabhängig ob es sich um einen Werktag handelt oder nicht am letzten Tag der Frist, da § 193 BGB in diesem Fall keine Anwendung findet.
Falls Sie als unserem Bezirksverband angeschlossener Verein hierzu noch Fragen haben, sprechen Sie uns bitte an.